5 trucchi per favorire gli incontri durante gli eventi

Per poco più di tre anni ho avuto incarico di organizzare eventi di socializzazione per conto di un noto network internazionale per espatriati. Volentieri condivido alcuni metodi, sperimentati e affinati col tempo, frutto dell'esperienza acquisita.

Prima di cominciare

Tutto pronto per il tuo evento di socializzazione? Hai spuntato tutta la lista di cose da fare e pensi che sarà un successo?

Per esperienza, ti dico che alcuni dei metodi seguenti ti aiuteranno a dare una marcia in più al ritrovo che hai organizzato.

Vediamoli insieme.

1. Drink di benvenuto

A meno che tu non stia ospitando una riunione di Alcolisti Anonimi o astemi, poche persone rifiuteranno un (magico) calice di bibita alcolica, servito subito, all'arrivo dell'ospite.

Una dose leggera di alcol, soprattutto se a stomaco vuoto, entra rapidamente in circolo e contribuisce a rilassare le persone e a renderle più disponibili alla chiacchiera e agli incontri.

Per avere la massima efficacia, fai in modo che il cibo non sia messo nell'area del buffet per almeno la prima mezz'ora dell'evento, affinché una buona parte dei partecipanti abbia la possibilità di bersi il drink e assimilarlo.

Uniche eccezioni: noccioline e patatine. Niente di più. Le portate più corpose del buffet aspetteranno.

2. Area per gli ospiti fra bancone del bar e zona buffet

Se il locale dove organizzi l'evento ha gli spazi adeguati, chiedi che i tavoli del buffet siano posizionati in modo che l'area riservata per i partecipanti risulti fra il banco del bar e i tavoli del buffet.

Per spiegartelo meglio, trovi una figura esplicativa dopo il consiglio numero 3, che va a braccetto con questo.

L'idea alla base dell'accorgimento è semplice: la gente si muoverà ripetutamente fra drink e cibo e questo favorirà gli incontri.

In altre parole, le persone finiranno in una sorta di sandwich, dove loro saranno la farcitura e le fette di pane saranno bevande da una parte e pietanze dall'altra.

3. Via le sedie! E spostare i tavolini!

Richiedi al personale del locale di far sparire le sedie e di posizionare tavoli e tavolini lungo il perimetro dell'area riservata ai partecipanti.

Qualche sedia si può lasciare a disposizione ma servirà solo per posare cappotti, soprabiti e borse, se il locale è sprovvisto di guardaroba.

I tavoli saranno usati per ospitare il buffet mentre qualche tavolino sarà messo qua e là per permettere di appoggiare piatti e bicchieri.

L'idea è semplice: impedire che la gente si sieda e si sigilli all'interno di gruppettini isolati, impenetrabili ai nuovi arrivati.

Purtroppo, nonostante accorate dichiarazioni, da parte dei partecipanti a eventi di questo tipo, circa il possesso di mentalità aperte e disponibilità a incontrare facce nuove, spesso invece preferiscono chiacchierare con chi già conoscono.

E le facce nuove rimangono isolate.

Di seguito un esempio di riconfigurazione di una sala di un locale, applicando i suggerimenti 2 e 3 appena visti: a sinistra la sala come è di solito organizzata per ricevere la clientela di tutti i giorni; a destra, la stessa sala ma con tavoli e tavolini disposti per accogliere un evento di socializzazione, con la zona per gli ospiti fra bancone del bar e zona buffet.

4. Spazio ristretto

Cerca di organizzare gli eventi in posti la cui area a disposizione per gli ospiti sia leggermente sottodimensionata rispetto al numero di partecipanti.

In questo modo gli incontri casuali fra persone saranno più probabili e per gli ospiti sarà più difficile rimanere del tutto isolati.

In altre parole: se in uno spazio dove la distanza media fra le persone è inferiore ai due o tre metri e tu comunque riesci a non parlare con nessuno, il premio "Orso dell'anno" è tuo di diritto.

5. Facilitatori (complici)

Io li chiamo così: facilitatori.

Il loro compito è di individuare i partecipanti isolati che non interagiscono con nessuno, di agganciarli in una conversazione per poi spostarli e inserirli in qualche gruppetto di persone.

Fai in modo che ci sia una rotazione, un ricambio continuo fra i facilitatori.

L'arruolamento dei facilitatori ha spesso successo perché c'è sempre qualcuno disposto a fare nuove conoscenze e non ti sarà difficile individuare i candidati fra coloro che conosci.

Un suggerimento: in questo loro ruolo, meglio che nascondano la funzione che stanno svolgendo. Qualcuno potrebbe risentirsi: "Io non ho bisogno d'aiuto, per conoscere nuove persone. Faccio da me!"

Sì, certo, come no! Ma se stai facendo da carta da parati da mezz'ora, dai!

Nel facilitare l'inserimento di ospiti nuovi o un po' timidi, meglio agire con tatto e discrezione.

In conclusione

Mettere a proprio agio i partecipanti di un evento di socializzazione richiede un po' di attenzione ai dettagli ma con qualche trucchetto di semplice implementazione, alla portata di tutti, è facile creare le condizioni affinché, al momento di lasciare il locale, tutti i partecipanti ti ringrazino, dicendo: "Ma sai che ho conosciuto un sacco di gente nuova? Grazie davvero!"